Образец приказа о смене фамилии в связи с заключением брака

Перед нанимателем нередко встает необходимость внесения изменений в данные одного из работников в связи со вступлением того в брак и сменой им фамилии. Изменение данных обязательно и должно быть проведено в сжатые сроки, чтобы не возникло конфликтов между сведениями во внутренних и внешних документах.

Процесс изменения фамилии одного из сотрудников после вступления в брак состоит из нескольких этапов и затрагивает многие документы, но начать его следует с издания приказа на изменение фамилии в связи с вступлением в брак.

Заявление работника

Выход замуж в большинстве случаев сопровождается изменением фамилии, особенно когда речь идет о женщинах. Бывает, что и мужчины решают изменить свое ФИО. Они могут брать фамилию жены или присоединять ее к своей, образуя тем самым двойную.

Как только в ЗАГСе было выдано свидетельство о браке, в котором указываются новые персональные данные о гражданине, следует поэтапно внести изменения во все личные документы. Начать стоит традиционно с паспорта. Он понадобится для внесения изменений в иные бумаги, в том числе и в трудовую книжку.

Как только новое удостоверение личности получено, человек обязан обратиться к работодателю с заявлением о необходимости внесения определенных корректировок в связи с тем, что он(а) сочетался браком. Просьба должна исходить от самого сотрудника, по закону наниматель не может настаивать на подаче заявления, но имеет право рекомендовать не затягивать с этой процедурой.

Форма и содержание

Сотрудник пишет заявление с просьбой о внесении новых сведений в его трудовую книжку. Остальные коррективы производятся попутно самим нанимателем, а вернее, ответственными за данный участок работы сотрудниками.

Заявление пишется в произвольной форме, никакой отдельно разработанной формы для подобных случаев не предусмотрено. Между тем в крупных организациях, как правило, есть внутренние бланки, получить которые можно обратившись в отдел кадров. Они позволяют упростить задачу для заявителя. Но и написанное от руки заявление в произвольной форме должно быть также принято, при условии, что в нем содержатся все необходимые для нанимателя сведения.

В заявлении стоит указать:

1. Кому подается бланк – наименование организации, должность руководителя и его ФИО.
2. От чьего имени оно написано – должность работника, ФИО, табельный номер.
3. Просьба о смене фамилии в трудовой книжке.
4. Указание старых и новых персональных данных.
5. Причина такой замены – регистрация брака.
6. Подпись заявителя и ее расшифровка.
7. Дата подачи бланка на регистрацию.

Заявление пишется в одном экземпляре и направляется на регистрацию в отдел кадров.

Подача работодателю

При подаче заявления работник должен приложить к нему документы, которые являются основанием для изменений. В их перечень входят следующие бланки:

1. Паспорт гражданина РФ с уже внесенными в него новыми сведениями.
2. Свидетельство о браке.

Сроки подачи заявления по месту работу законодательно не оговорены. Несмотря на это наниматель весьма заинтересован в скорейшем внесении корректив. При несовременных произведенных изменениях могут происходить неприятные накладки. Например, отказ в зачислении заработной платы на карту сотрудника, если в банке уже внесена новая информация, а организация подает списки со старыми данными. Такие же недоразумения могут возникнуть и при оформлении командировочного удостоверения.

Оформление приказа

Поданное сотрудником заявление регистрируется в специальном кадровом журнале. После того как оно было принято необходимо подготовить приказ. Без издания официального распоряжения по организации внести изменения в трудовую книжку или иную кадровую документацию не представляется возможным. Это будет считаться самовольным внесением сведений, что противоречит организационной системе на предприятиях.

Приказ об изменении данных одного из сотрудников в связи с тем, что он вступил в брак, подготавливается специалистами кадровой службы. Специально разработанной формы для такого случая не разработано, поэтому чаще всего такие распоряжения издаются в произвольной форме. Между тем некоторые требования к данному документу все же существуют. Они изложены в статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ изданного 6 декабря 2011 года. Уточнения касаются обязательных реквизитов, которые стоит указать в приказе, и его содержание, которое должно полностью раскрывать смысл производимых действий и не оставлять двойственности или непонимания. Образец приказа о смене фамилии в связи с заключением брака прилагается к статье.

Обязательные реквизиты

Составляя приказ об изменении данных, надо придерживаться нескольких требований, а именно:

1. Ссылка на документальные основания, которые явились причиной внесения корректив.
2. Правильно прописанные обязательные реквизиты.
3. При написании руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003.

Издавать распоряжение рекомендуется на фирменном бланке организации, что автоматически отменяет необходимость детального описания реквизитов компании, в число которых входит:

1. Полное наименование организации.
2. Фактический адрес расположения офиса.
3. Юридический адрес компании.
4. Название банка, который обслуживает предприятие.
5. Адрес расположения банка.
6. Индивидуальные банковские реквизиты – ОКПО, расчетный счет и др.

Приказ также обязан иметь индивидуальный номер. Он присваивается в соответствии с внутренней сквозной нумерацией. Обычно к номерам прибавляются буквенные обозначения, позволяющие упростить поиск нужного бланка при необходимости.

Содержание

Несмотря на то, что приказ такого рода издается в произвольной форме, в нем следует правильно и поэтапно дать все необходимые распоряжения, чтобы иные службы выполнили свою часть работы, тем самым не внося путаницу во внутреннюю структуру.

Содержание приказа должно быть следующим:

1. Город, в котором издано распоряжение.
2. Дата издания.
3. Суть документа – внесение корректив.
4. Данные о работнике, фамилия которого подлежит изменениям – должность, ФИО, табельный номер.
5. Старая и новая фамилия.
6. Основания для внесения корректив, коими являются заявление сотрудника, свидетельство о браке и паспорт с новой фамилией.
7. Конкретная дата, с которой вся внутренняя документация должна иметь уже внесенные новые сведения.
8. Указания кадровому отделу откорректировать данные в трудовой книжке, личном деле и персональной карточке.
9. Распоряжения бухгалтерам изменить ФИО человека в расчетных бланках.
10. Указания иным службам, если такие есть. Например, начальнику смены необходимо переделать табель рабочего времени.
11. Подпись руководителя организации и ее расшифровка.
12. Дата издания бланка.

Кадровая документация

Для самого сотрудника важными кажутся лишь изменения его фамилии в трудовой книжке, но для нанимателя количество производимых действий гораздо объемнее. Чтобы привести все внутренние бланки к единому соответствию, проводится перемена информации в:

1. Личной карточке по форме Т-2.
2. Личном деле, туда же вкладывается копия свидетельства о заключении брака.
3. Трудовом договоре. Обычно подготавливается допсоглашение к уже существующему контракту. Также возможно перезаключить договор по-новому.
4. Свидетельстве обязательного пенсионного страхования.
5. Полисе ОМС.

Последние два пункта производятся нанимателем по просьбе работника. Гражданин может заняться вопросом замены самостоятельно.

Образцы документов